Praktické zkušenosti ukazují, že pro kvalitní ERP systém nepředstavuje naplnění specifických požadavků projektového řízení zásadní problém. To však v žádném případě neznamená, že stačí systém jenom nainstalovat a spustit! Předpoklad, že vyhovující řešení dostane zákazník už na instalačním DVD, je na hony vzdálen realitě. Prakticky s jistotou musí potenciální zájemce očekávat zákaznické úpravy a často je vhodné zapojit do spolupráce více systémů či produktů. Pojďme se nyní podívat na zmiňovaná specifika a způsoby jejich řešení podrobněji.

Podpora lidských zdrojů

První takovou oblastí je určitě správa a podpora lidských zdrojů. Projektově orientované firmy působící například v oblastech vývoje software, konzultační a marketingové agentury, projekční kanceláře nebo i firmy z oblasti architektury a stavebnictví zaměstnávají často vysoce kvalifikované odborníky, jejichž cena je pro firmu zásadní a získání náhrady velice problematické. Uvědomují si velmi dobře, že lidský potenciál je pro ně otázkou bytí či nebytí, a je pro ně nezbytné věnovat lidským zdrojům náležitou péči. Volbou vhodného nástroje lze podpořit nejen proces náboru nových pracovníků, ale lze v něm implementovat i poměrně komplikované systémy odměňování, bonifikací a zaměstnaneckých benefitů v závislosti na nejrůznějších ukazatelích úspěšnosti projektů. Tyto systémy jsou u projektových firem velmi časté, značně variabilní, a tudíž je jejich podpora hodně žádaná. Další důležitou personální oblastí, na kterou je nezbytné se zaměřit, je samozřejmě správa a řízení kvalifikací a vzdělávacích programů – kvalifikovaní odborníci potřebují často velmi specifická školení, jejichž nabídka na trhu není masová. Obě zmiňované oblasti bývají k dispozici v rámci standardní funkcionality prakticky u všech renomovaných komerčních EPR řešení. V „surové“ podobě jsou však prakticky beze zbytku nedostačující představám reálných personálních útvarů.

Provázanost obchodu a realizace

Další oblastí, která poskytne hodně prostoru pro kreativitu při zákaznických úpravách řešení, je návaznost obchodní a výrobní (či realizační) fáze projektu. Samozřejmě, že základním kamenem podpory obchodní fáze je vhodný CRM produkt, který může být ve více či méně plnokrevné podobě již součástí standardního vybavení ERP systému. Často se však s velmi dobrými výsledky objevují řešení, kdy se použije samostatný CRM systém téhož či jiného výrobce, který svými schopnostmi vychází mnohem více vstříc nárokům a požadavkům zákazníka. Z takového produktu se následně zahodí nepotřebná funkcionalita typu mediálních marketinkových kampaní, masových průzkumů trhu apod., která je využívána zcela marginálně, a upřednostní se a doplní části orientované na individuální soustavnou péči o menší skupinu o to významnějších zákazníků, se kterými je potřeba spolupracovat dlouhodobě a velmi těsně. Rozvinutí standardní CRM funkcionality je nezbytné rovněž v podpoře obchodní přípravy projektů, která trvá často mnoho měsíců a klade velké nároky na dlouhodobé plánování lidských i finančních zdrojů už v raných fázích přípravy projektu. Rozšíření těchto činností již do fáze obchodní přípravy vede k nutnosti přizpůsobit manažerský reporting (zejména pokud pracujeme se dvěma samostatnými produkty) a ovlivní také proces předávání dat mezi obchodní a výrobní fází projektu. Hodně práce ušetří, pokud se dají nabídkové podklady (harmonogram, rozpočet, smlouva atd.) převést automaticky do odpovídajících struktur řízení výrobní fáze projektu.

Správa dokumentů

Se standardní „out-of-box“ funkcionalitou ERP systému si obvykle nevystačíme také ve správě dokumentace projektu. Z evidenčních a organizačních důvodů je samozřejmě vhodné, aby dokumentace typu smlouvy, předávací protokoly, akceptační protokoly apod., byly k dispozici uživatelům ERP. Zejména pokud je projekt dlouhodobý. Proto je vhodné dokumentové úložiště provázat nebo včlenit do správy projektu v rámci ERP systému. A zde se opět dostává ke slovu spolupráce s externím systémem, protože ERP systémy nebývají obvykle vybaveny sofistikovanými funkcemi pro správu dokumentů (správa verzí, správa workflow apod.).

Vykazování a plánování

Rozšiřovat standardní funkcionalitu je v multiprojektovém prostředí obvykle zapotřebí i při vykazování a evidenci, protože požadavky jsou komplexnější než u běžných docházkových systémů. Požadováno bývá zejména vykazování po projektech nebo činnostech, snadné plánování a přiřazování pracovníků k projektům a vazby na bonusové systémy, často poměrně komplikované a košaté. Naprostou nezbytností je těsná vazba personální evidence na systém správy uživatelských identit, rolí a přístupových práv. Pokud pracovníci přecházejí mezi projekty, musí putovat jejich pověření a práva s nimi, a to pokud možno „bez zásahu lidské ruky“. Častým požadavkem zákazníků je spolupráce ERP systému se specializovanými nástroji používanými pro plánování a evidenci na projektech. Jejich funkcionalita je totiž natolik specifická a zároveň bohatá, že se nevyplatí zavádět ji do obecného ERP systému. Mnohem efektivnější je oba nástroje propojit, využívat každý k účelu, pro který byl navržený, a zároveň těžit z jejich synergie. Nesmíme však zapomenout na následné začlenění dat z obou systémů do reportingu.

Podpora řízení

Jednou z nejvýznamnějších součástí každého ERP systému jsou nástroje pro podporu řízení organizace. Vedle „globálních“ (celofiremních) nástrojů typu tvorba a sledování rozpočtu, sledování utilizace kapacit, sledování plnění obchodního a hospodářského plánu, přicházejí ke slovu i nástroje sledující mnohem jemnější granularitu na úrovni jednotlivých projektů. Sem patří nástroje typu sledování rozpracovanosti projektů, čerpání a dodržování cenové kalkulace projektů, evidence a sledování nákladů a výnosů projektů, hodnocení projektů jednotlivě i z pohledu celého portfolia projektů společnosti. Vzhledem k dlouhodobosti projektů a jejich souběhům mají zásadní význam prediktivní nástroje, s jejichž pomocí se sledují potřeby projektů v čase a plánuje se přidělování či sdílení zdrojů a kapacit. Právě kvalitní plánování dokáže výrazně přispět k úspěšnému průběhu projektu. Z výše uvedeného je zřejmé, že dobře zvolené a nastavené analytické a reportovací nástroje mají v rámci ERP systému velký význam. Renomované produkty jsou většinou vybaveny slušně již výrobcem. Nicméně praxe ukazuje, že není od věci zamyslet se nad doplněním řešení o plnohodnotný datový sklad vybavený kvalitní analytikou a reportingem. A to zejména v případech, kdy se na výsledném řešení podílí více samostatných produktů. Díky specializovaným reportovacím nadstavbám pak lze snadno dosáhnout nejen toho, že z dat vytěžíme mnohem více informací, ale i toho, že forma jejich prezentace bude výrazně pohlednější a oku lahodící – a to se ve světě manažerů určitě počítá!

Komplexní řešení – cesta k pozitivním výsledkům

Uvedený přehled funkcionalit není samozřejmě kompletním popisem toho, co všechno lze získat nasazením kvalitního ERP řešení. Článek se na základě praktických zkušeností zaměřuje především na oblasti, které vyžadují zvýšenou pozornost a péči při implementaci ERP systému a případně dalších spolupracujících nástrojů do prostředí projektově zaměřených firem a projektového řízení. Z výše uvedeného popisu je zřejmé, že má-li být výsledné řešení kvalitní a vyhovující komplikovaným potřebám multiprojektového prostředí, není dobrým nápadem spolehnout se na nekoordinovaný proces živelného nasazování různých aplikací, nástrojů či systémů. K pozitivním výsledkům vede jedině promyšlená a řízená implementace komplexního řešení, byť prováděná po částech (řešení typu „kulový blesk“ jsou sice efektní, ale málokdy efektivní). Má-li být implementace komplexního systému úspěšná, je velmi vhodné spolupracovat s partnerem, který má zkušenosti s řízením projektů a implementací systémů do těchto specifických podmínek. Praktické zkušenosti dokážou zákazníkovi ušetřit nejen finance, ale i mnohé vrásky.

Jaromír Luhan
Autor působí jako senior business consultant ve společnosti Aquasoft.