Vezměte si, jak jsou zadávány úkoly z porad. V lepším případě ve formě zápisu ve Wordu nebo Excelu. A jak jsou úkolováni podřízení mimo porady? Formou mailů, telefonátů nebo zadáním konkrétní činnosti při setkání na chodbě. Ani v případě řízení skutečně velkých projektů to často není velká sláva. Objevují se sice pokusy řídit je pomocí sdílených úkolovníků nebo bezplatných mobilních aplikací, ve srovnání s řízením výroby, distribuce a logisticky pomocí moderních ERP systémů je ale sdílení úkolů a vnitropodnikových informací stále v plenkách.

Mohlo by se zdát, že i přes absenci těchto nástrojů v mnoha firmách vše funguje. Nezřídka je to vykoupeno tvrdou prací a vynaloženým časem manažerů, kteří opakovaně upomínají své podřízené maily, esemeskami, telefonáty a pracně zjišťují stav úkolů. Čas zabírají i zdlouhavé porady – samotné vytřídění úkolů a jejich kontrola. Všichni jsme nesčetněkrát slyšeli, jak dotazovaný říká: nerozuměl jsem zadání, čekám na kolegu, tento jediný úkol jsem přehlédl...

Jednoduché řešení nastíněných problémů představuje centrální úkolovník pro každého pracovníka. Úkoly třídí dle základního principu: ty, které jsem zadal, a ty, které plním. A samozřejmě datum splnění. Ke každému úkolu lze připojit jakýkoli soubor nebo odkaz, který splnění usnadňuje. Systém pracovníky vede, aby sledovali úkoly na daný den a týden, a upomíná řešitele před datem požadovaného splnění. Není-li úkol vyřešen, zadavatel i nadřízený pracovník dostávají upozornění. A najednou se věci dávají do pohybu. Lidé se svými úkoly začínají více zabývat. Porady už nejsou jen zdlouhavým čtením zadaných úkolů, zaměří se na skutečně produktivní činnosti, kdy se problémy řeší. A to nejdůležitější – centrální úkolovník obsahuje všechny úkoly. Nikdo tak nemusí sledovat další místa a nástroje.

Že je to příliš krásné, než aby to fungovalo? Nikoli. Stačí, aby iniciátorem změny bylo samo vedení společnosti. Výkonní manažeři musí zadávat úkoly jednotným způsobem. Je třeba překonat vstupní nedůvěru, kritický čas, kdy si organizace na novou metodu práce zvyká. Jakmile systém obsahuje dostatek úkolů, je možné analyzovat jejich plnění v rámci týmů, oddělení, projektů a statistika přinese další cenné informace pro efektivní řízení. Přesně zadané úkoly, s jasným termínem, správně určeným řešitelem a kontrolou jsou totiž klíčem k úspěchu.