Robotická automatizace procesů a její koncept

RPA neboli Robotic Process Automation, je souhrnné označení zavádění tzv. softwarových robotů do podnikových procesů. Robotická automatizace procesů má stejný myšlenkový základ jako automatizace a robotizace průmyslové výroby. Ale namísto průmyslových robotů, tedy fyzických zařízení pracujících ve výrobních halách, představuje RPA automatizaci řady pracovních procesů a činností typických pro back-office prostřednictvím softwaru.

Podobně jako automatizované výrobní zařízení je přitom možné naprogramovat i robota softwarového. Na základě podrobného popisu činnosti, jaký by například mohl sloužit i jako návod pro nového zaměstnance, bude softwarový robot vykonávat rutinní činnost, spočívající například v analýze dat proudících z různých systémů nebo práci s dalšími podnikovými systémy a aplikacemi. Robot přitom využívá rozhraní ostatních softwarových systémů podobným způsobem jako zaměstnanci, a proto není nutné stávající systémy jakkoli měnit.

Robotizace jako řešení krize na trhu práce

Díky robotické automatizaci procesů se budou moci zaměstnanci zaměřit především na hodnotnější činnosti, vyžadující kreativitu, zkušenosti a odborné znalosti, které často nemají přesně definované pracovní postupy. Rutinní procesy, administrativa, práce s daty, opakující se činnosti napříč systémy a aplikacemi, které nevyžadují kvalifikovaného člověka, – právě to jsou činnosti, které dokáže úspěšně vykonávat digitální pracovní síla, která s RPA přichází.

Se zásadním nedostatkem zaměstnanců se potýká nejen Česká republika ale i celá Evropa. S nasazením nástrojů na automatizaci obchodních procesů (RPA) ve firmách napříč průmyslovými odvětvími lze ale začít hned. Existují totiž předpřipravené digitální platformy, které je možno relativně rychle implementovat a přizpůsobit požadavkům konkrétní organizace.

Digitální pracovní síla v akci

Zavedení RPA je ideálním řešením pro rutinní úkony a transakční procesy, tedy všude tam, kde probíhá předvídatelná a opakující se interakce s podnikovými systémy a aplikacemi. Pro nasazení RPA navíc není zapotřebí rozsáhlá transformace podnikových systémů a souvisejících procesů, jelikož je možné provozovat softwarové roboty se stávajícími systémy. Technologie RPA je neinvazivní, protože robot po svém naprogramování pracuje podobně jako lidský zaměstnanec. Automatizace opakujících se procesů má pak pro firmu celou řadu hlavních i souvisejících přínosů.

Tím nejzásadnějším je uvolnění kapacity pracovní síly pro důležitější a kvalifikaci vyžadující úkony. Práce softwarových robotů je ale také daleko efektivnější, protože je podstatně přesnější a eliminuje riziko chyb. Navíc se automatizace procesů, které využívají předem danou sadu pravidel a jasné parametry, obejde téměř bez kontroly. V současnosti nutné lidské zásahy v případě výjimek z definovaných pravidel bude v dohledné době do značné míry řešit nástup sofistikovanějších technologií, které do RPA přinesou prvky strojového učení, prediktivní analýzy, umělé inteligence nebo NPL (Natural Processing Language), tedy zpracování instrukcí zadávaných v přirozeném jazyce.

Výhody RPA

Řadu procesů lze díky RPA odbavit výrazně rychleji a operativněji a navíc jsou veškeré postupy v RPA detailně a v elektronické podobě zaznamenávány. RPA má díky tomu pozitivní vliv i na zvyšování bezpečnosti a transparentnosti procesů. I v souvislosti s novou evropskou regulací GDPR by mohlo být pro některé firmy zajímavé, že se určitá citlivá data dostanou pouze k softwarovým robotům a nepracují s nimi zaměstnanci.

Z pohledu stávajících zaměstnanců je přínosem možnost zbavit se rutinních administrativních úkonů, zvyšovat svou odbornost a do budoucna se posunout na jinou, expertní pozici. Potvrzuje to i Ron Babin z IDC, který v souvislosti s RPA uvedl, že: „Firmy musí identifikovat ty správné příležitosti a začít se zkoušením automatizace procesů – jen tak totiž pochopí, jak jim automatizace pomůže snížit náklady a udržet si konkurenceschopnost vůči svým konkurentům“.

Jako příklad můžeme uvést firmu ze sektoru FMCG, kde byla zavedena automatizace dodatečných plateb zaměstnancům. K automatizaci byla použita platforma Blueprism, která v daném případě pracuje se systémem SAP a dalšími dvěma webovými aplikacemi. Robot se spouští automaticky podle předem definovaného plánu a zpracovává požadavky ve frontě ke zpracování (kontrola požadavku, validace, schválení), nebo může být spuštěn manuálně. V případě, že robot není schopen požadavek zpracovat, přesune požadavek do fronty jiného zpracovatele s odpovídajícím komentářem. Celkově se proces zrychlil zhruba o 50 % a zásadně se snížila jeho chybovost.

Zavádíme RPA

Úvahám o zavedení RPA by měla předcházet procesní analýza, v rámci které bude zjištěno, jaké procesy vůbec lze popsat algoritmy a jak vysoký přínos by jejich automatizace měla. Návratnost investice do automatizace konkrétních procesů je pak třeba měřit v širších souvislostech. Pokud jde například o automatizaci některého z časově náročných administrativních úkonů, musí výchozí analýza zjistit i souvislosti s dalšími podnikovými procesy a zdali je opravdu možné nahradit většinu kroků inteligentním softwarem. Bez této analýzy by mohlo nové, automatizované řešení naopak přidělat další práci a zaměstnanci by mohli začít vyvíjet úsilí, jak jej obejít.

Rozhodně také nedoporučujeme nasazovat robotizaci hned pro kriticky důležité firemní procesy. Vyplatí se začít s dílčími úlohami, vše důkladně otestovat na zkušebních datech a teprve postupně a se získanými zkušenostmi zapojovat do automatizace i další firemní agendu, u které bude robotizace procesů dávat největší ekonomický smysl.

Příkladem takové automatizace může být firma z oblasti zdravotnictví, ve které se podařilo zautomatizovat proces upomínek. Před automatizací bylo nutné ručně vytvářet přehledy plateb a faktur a posílat upomínky asi 10 000 zákazníků. K automatizaci byla použita platforma Winautomation, která pracuje se systémem SAP, několika webovými aplikacemi a používá MS Outlook pro zasílání upomínek. Robot Winautomation vytvoří přehled faktur a plateb pro zákaznické konto a provede kontrolu všech faktur, které spáruje s příchozími platbami. U faktur s blížící se splatností a faktur po splatnosti vytvoří přehled, který pošle definovaným e-mailem zákazníkovi a zodpovědnému obchodnímu zástupci. Podle množství a doby faktur po splatnosti používá robot různé typy e-mailů od upozornění blížící se splatnosti k důrazné výzvě k zaplacení. V případě překročení splatnosti o definovanou dobu posílá robot informaci na odpovídající oddělení (call centrum, obchodní zástupce, právní oddělení atd.). Celkově přinesla automatizace výraznou redukci manuální práce a aktivním upozorňováním zákazníků na faktury s blížící se splatností došlo ke snížení počtu faktur po splatnosti zhruba o 30 %.

RPA jako služba

Jelikož jde o čistě softwarové IT řešení, je na místě, bavit se v souvislosti s robotickou automatizací procesů také o cloudu. Díky cloudovým službám v oblasti RPA je možné minimalizovat počáteční investice do robotické automatizace a přitom získat přístup k pokročilým automatizačním platformám s vestavěnou umělou inteligencí. RPA v cloudu pak samozřejmě splňuje i základní charakteristiku cloudových služeb, tedy zejména možnost flexibilního čerpání podle aktuálních potřeb podniku. Také se zkracuje doba celého procesu zprovoznění RPA a odpadá nutnost nákupu nového hardwaru a softwarových licencí.

Ať už se tedy firma rozhodne pro implementaci RPA platformy v rámci své vlastní podnikové IT infrastruktury, nebo bude služby automatizace procesů čerpat prostřednictvím cloudu, měla by ji vnímat i jako zásadní investici do podpory své konkurenceschopnosti. Podle předpovědí analytických společností se totiž robotická transformace procesů v dohledné době nevyhne žádné velké organizaci.

Bedřich Max Luft Autor článku je generálním ředitelem české pobočky DXC Technology, která je tvůrcem RPA platformy Agile Process Automation.